Ehrenamt in der Steuererklärung: eintragen und belegen

Kurzantwort: Steuerfreie Aufwandsentschädigungen aus dem Ehrenamt gehören meist gar nicht in die Steuererklärung, solange sie unter der Ehrenamtspauschale von 960 € oder der Übungsleiterpauschale von 3.300 € im Jahr bleiben. Eintragen müssen Sie vor allem das, was darüber hinausgeht, und eigene Spenden oder Beiträge können Sie als Sonderausgaben geltend machen. Entscheidend ist, dass Sie Zahlungen, Tätigkeit und Auftraggeber sauber belegen können.

Was Sie überhaupt angeben müssen

Viele Ehrenamtliche befürchten, jede Vereinsüberweisung müsse ins Formular. Das stimmt nicht. Die Frage lautet immer: Handelt es sich um steuerfreie Einnahmen, um steuerpflichtige Einnahmen oder um Ausgaben, die Ihre Steuer mindern?

Steuerfreie Beträge sind für das Finanzamt zunächst uninteressant, sofern sie die Grenzen nicht überschreiten. Trotzdem lohnt es sich, im Zweifel einen Nachweis in der Schublade zu haben. Denn wenn das Amt nachfragt, zählt, was Sie vorlegen können, nicht, was Sie sich erinnern.

Drei Fälle begegnen Ihnen in der Praxis am häufigsten:

• Sie erhalten eine pauschale Aufwandsentschädigung vom Verein und bleiben darunter.
• Sie überschreiten die Pauschale und müssen den Rest versteuern.
• Sie zahlen selbst für das Ehrenamt: Mitgliedsbeiträge, Spenden oder Fahrten, die niemand erstattet.

Die beiden Freibeträge im Überblick

Seit dem 1. Januar 2026 gelten höhere Werte. Die Ehrenamtspauschale liegt bei 960 € im Jahr, bis Ende 2025 waren es 840 €. Die Übungsleiterpauschale beträgt 3.300 € im Jahr, zuvor 3.000 € (Quelle: Minijob-Zentrale, Magazin 2026). Beide sind steuerfreie Aufwandsentschädigungen für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich.

Welche Tätigkeit unter welche Pauschale fällt, erklärt der Vergleich von Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale 2026. Kurz gesagt: Die Übungsleiterpauschale gilt für lehrende, ausbildende, betreuende oder pflegende Aufgaben, die Ehrenamtspauschale für fast alles andere, etwa Vorstandsarbeit oder Kassenführung.

Wo die Angaben stehen: Anlage und Zeilen

Je nachdem, wie Ihre Einnahmen einzuordnen sind, landen sie in unterschiedlichen Formularteilen. Wer als Selbstständiger Übungsleiter arbeitet, trägt Einnahmen und Ausgaben in der Anlage S oder der Anlage EÜR ein. Wer als Angestellter des Vereins bezahlt wird, bekommt die Pauschale meist schon über die Lohnabrechnung steuerfrei ausgewiesen.

Die genauen Zeilennummern ändern sich von Jahr zu Jahr. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf Zahlen aus einem alten Forenbeitrag, sondern auf das aktuelle Formular Ihrer Steuersoftware. Gute Programme führen Sie mit einer Frage wie „Haben Sie steuerfreie Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit?“ an die richtige Stelle.

Wichtig ist die Reihenfolge: Erst die Einnahmen erfassen, dann die steuerfreie Pauschale abziehen, dann den Rest versteuern. Ein Rechenweg, den Sie im Zweifel dem Amt erklären können, schützt vor Rückfragen.

Belege, die das Finanzamt akzeptiert

Das Finanzamt will vier Dinge nachvollziehen: wer gezahlt hat, wofür, wie viel und in welchem Zeitraum. Für jede Einnahme aus einem Ehrenamt sollten Sie deshalb eine kleine Mappe anlegen.

1. Vereinbarung oder Beschluss: ein kurzer Vertrag, ein Vorstandsbeschluss oder eine Satzungsregel, die die Vergütung erlaubt.
2. Zahlungsnachweis: Kontoauszug oder Quittung mit Datum, Betrag und Verwendungszweck.
3. Tätigkeitsnachweis: Stundenzettel, Kursplan oder Einsatzliste.
4. Bescheinigung des Vereins: eine formlose Erklärung, dass der Betrag als Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale gezahlt wurde.

Ohne schriftliche Grundlage wird es heikel. Wer nur „irgendwie“ Geld vom Verein bekommt, kann später nicht belegen, dass es sich um eine steuerfreie Pauschale handelte und nicht um Arbeitslohn.

Eigene Spenden und Mitgliedsbeiträge absetzen

Wer sich ehrenamtlich engagiert, zahlt oft auch selbst. Spenden und in vielen Fällen auch Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Vereine mindern als Sonderausgaben die Steuer. Dafür brauchen Sie einen Nachweis: bei kleineren Beträgen genügt häufig der Kontoauszug, bei größeren eine Zuwendungsbestätigung.

Wie Vereine solche Bescheinigungen korrekt ausstellen, steht im Beitrag zur Zuwendungsbestätigung. Fragen Sie als Spender freundlich nach, wenn Ihnen eine fehlt. Seriöse Vereine stellen sie ohne Umstände aus.

Beachten Sie eine Besonderheit: Wenn Sie auf eine Erstattung Ihrer Auslagen verzichten und den Betrag stattdessen dem Verein spenden, ist das ein sogenannter Aufwandsverzicht. Er funktioniert nur, wenn der Anspruch vorher klar vereinbart war und der Verein ihn auch tatsächlich hätte zahlen können. Ein bloßes „Ich schenke dem Verein meine Fahrtkosten“ nach der Fahrt reicht nicht.

Kosten absetzen, wenn der Verein nichts erstattet

Zahlt Ihnen der Verein weder Pauschale noch Auslagen, entstehen Ihnen trotzdem Kosten: Fahrten zum Training, Material, Fortbildungen. Diese lassen sich nur dann als Ausgaben ansetzen, wenn Sie daraus Einnahmen erzielen. Haben Sie keine Einnahmen, gibt es nichts, wogegen Sie die Kosten rechnen könnten.

Nutzen Sie die Pauschale, dürfen Sie Ausgaben nur insoweit abziehen, wie sie die steuerfreien Einnahmen übersteigen. Das ist ein klassischer Stolperstein: Sie können nicht zugleich die volle Pauschale steuerfrei kassieren und alle Kosten nochmals absetzen. Das Doppelzählen verhindert das Gesetz bewusst.

Praktischer Tipp: Führen Sie ein einfaches Fahrtenbuch für Ihr Ehrenamt, auch wenn Sie es vielleicht nie brauchen. Datum, Ziel, Anlass, Kilometer. Es kostet im Alltag eine Minute und erspart bei Rückfragen lange Erklärungen.

Wenn Sie über der Pauschale liegen

Zahlt der Verein mehr als die jeweilige Pauschale, ist der übersteigende Teil steuerpflichtig. Ob dann zusätzlich Sozialabgaben anfallen und ob die Tätigkeit als Minijob oder gar als reguläre Beschäftigung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Sprechen Sie das mit dem Vorstand ab, bevor das Geld fließt, nicht danach.

Gleichzeitig gilt: Je höher die Vergütung, desto größer ist das Risiko für den Verein. Wer seine Gemeinnützigkeit nicht gefährden will, achtet darauf, dass Zahlungen in der Satzung gedeckt sind und im Verhältnis zur Tätigkeit stehen. Eine Übersicht dazu liefert der Beitrag Aufwandsentschädigung im Ehrenamt: was steuerfrei bleibt.

Situation	In die Steuererklärung?	Welcher Beleg hilft?
Zahlung unter der jeweiligen Pauschale	meist nein, bei Selbstständigen oft als steuerfrei vermerkt	Vereinbarung und Kontoauszug
Zahlung über der Pauschale	ja, der übersteigende Teil	Abrechnung des Vereins
Eigene Spende	ja, als Sonderausgabe	Zuwendungsbestätigung oder Kontoauszug
Mitgliedsbeitrag an gemeinnützigen Verein	je nach Vereinszweck	Beitragsquittung
Fahrten ohne Erstattung und ohne Einnahmen	nein, kein Abzug möglich	Fahrtenbuch zur Sicherheit

Mehrere Ehrenämter, nur ein Freibetrag

Haben Sie zwei Vereine, die Ihnen jeweils eine Pauschale zahlen, teilen sich beide den Freibetrag. Jede Pauschale gilt nur einmal pro Person und Jahr, unabhängig davon, wie viele Ehrenämter Sie bekleiden. Wer vom einen Verein die Übungsleiterpauschale und vom anderen die Ehrenamtspauschale erhält, kann beide Freibeträge nutzen, sofern die Tätigkeiten tatsächlich unterschiedlich sind. Für dieselbe Tätigkeit dürfen Sie nicht beide nehmen.

Notieren Sie deshalb früh im Jahr, wo Sie Pauschalen beziehen. Wer im Sommer feststellt, dass er schon beim ersten Verein ausgeschöpft hat, muss beim zweiten Verein nachsteuern. Kleine Übersichtstabelle in der Ablage genügt.

Schnellcheck mit dem Freibetrag-Rechner

Wenn Sie nicht sicher sind, wie viel von Ihrer Vergütung steuerfrei bleibt, rechnen Sie es einmal durch. Mit dem Ehrenamt-Freibetrag-Rechner sehen Sie, wie viel von Ihrer Entschädigung unter die Pauschale fällt und was gegebenenfalls darüber hinausgeht.

Der Rechner ersetzt keine Steuerberatung. Er hilft aber, vor einem Gespräch mit dem Finanzamt oder einer Beratungsstelle die richtigen Zahlen zusammenzutragen.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Probleme entstehen nicht durch böse Absicht, sondern durch fehlende Papiere. Diese vier Fehler tauchen immer wieder auf:

• Der Verein zahlt bar und niemand dokumentiert es.
• Die Satzung erlaubt keine Vergütung, der Vorstand zahlt trotzdem.
• Ein Ehrenamtler nimmt beide Pauschalen für dieselbe Aufgabe.
• Spenden werden ohne Bestätigung abgesetzt, obwohl das Amt sie verlangt.

Wer hier vorsorgt, ist in fast allen Fällen auf der sicheren Seite. Und wer unsicher bleibt, fragt vorab beim Finanzamt oder bei einer Lohnsteuerhilfe an. Eine schriftliche Auskunft schützt besser als jedes Bauchgefühl.

Wie lange Sie die Unterlagen aufheben

Das Finanzamt kann Belege auch noch nach dem Bescheid anfordern, etwa bei einer Nachprüfung. Heben Sie Verträge, Kontoauszüge und Bestätigungen deshalb mehrere Jahre auf und sortieren Sie sie nach Steuerjahr. Digital reicht in der Regel ein gut lesbarer Scan, solange Datum und Betrag erkennbar bleiben.

Wechseln Sie den Verein oder hören Sie auf, bitten Sie den Vorstand um eine kurze Abschlussbestätigung für das letzte Jahr. Was heute selbstverständlich klingt, ist in drei Jahren oft schwer zu beschaffen, weil Ansprechpartner gewechselt haben.

Checkliste für die nächste Erklärung

Legen Sie sich einmal im Jahr, am besten im Januar, einen Ordner an. Darin gehören die Vereinbarung mit dem Verein, die Zahlungsnachweise, Ihre Spendenbelege und die Fahrtenaufzeichnung. Wenn Sie parallel im Verein aktiv sind und mehr über Ihre Rolle wissen wollen, hilft der Überblick unter Ehrenamt weiter.

Die Steuererklärung verliert ihren Schrecken, sobald die Unterlagen geordnet sind. Das gilt für Ehrenamtliche ebenso wie für alle anderen.